[PRODUCTIVITY] Kanban 101

Asta cu agenda se pare ca a atins multe corzi sensibile…am primit telefoane, mesaje, rugaminti de recomandari de agenda eficienta.. mai-mai sa scot de la naftalina ideea cu facut una de la zero, dar cred ca acum cand toata lumea se arunca cu viteza cu capul in digital… ce-ar spune asta despre mine?:)

Anyway, am promis continuarea, so here it is:

partea 1: Kanban

partea 2: Agile Development, cateva elemente pe care le poti incorpora in modul tau de lucru. (Partea 2 /and up, cand o fi timp pentru asta. O sa pun asta in agenda… contati pe mine!)

Va spuneam ca eu am sarit peste agenda de hartie, direct la un tool online de Kanban, adica de organizare mai fluida a agendei zilnice.

Doar ca sa nu va intre in cap ca e vreo mare filosofie cu Kanban, si sa nu cumva sa va faceti mustrari de constiinta ca n-ati studiat la ora de peak performance design, pe scurt: Kanban (in traducere libera in japoneza: “panou care se vede”), este o metodologie de organizare si vizualizare a sarcinilor inventata de Taiichi Ohno de la Toyota pe la 1950, ca sa ii ajute pe cei de la Toyota sa inteleaga si sa adapteze intreg procesul de manufacturare, de la adus ace, brice si carice la automobilul pe poarta fabricii, si sa diminueze pierderile si mai ales rebuturile, observand “on the fly” ce poate fi imbunatatit.

So, pe scurt, filosofia Kanban, aplicata azi, la biroul tau virtual (sau poate esti printre putinii norocosi care merg la birou zilele astea) spune asa:

Before Kanban: Incepi ziua cu un to-do list, in timp ce-ti savurezi cafeaua. Arunci vreo 10-30 de randuri acolo, dupa larghetea inimii, cheful de treaba si tipul de munca pe care o faci (markerul rosu pregatit langa!), si te lansezi pe orbita. Daca esti superorganizat, vag narcisist sau doar iubesti armonia in familie, mai bagi o lista si cu “personale” langa, sau faci o tocanita din toate, vezi tu ce-o iesi. The more, the merrier, unul din principiile mele calauzitoare in viata 🙂

Si te apuci de treaba…. dupa plan, cu cafeluta langa, adrenaline kicks in… si 8 ore mai incolo, te trezesti ca ai facut o parte din ce-aveai pe lista, dar ca ziua, asa cum ti-ai vizualizat-o tu, n-are nicio treaba cu realitatea: apar task-uri noi, telefoane de la sefi/colegi, reinvie un proiect caruia ii facusei pomelnicul demult, copiii au febra, etc. Life kicks in. Se intampla zi de zi, la mine, cel putin. Daca tie nu… nici nu vreau sa stiu, lasa-ma sa visez ca nu sunt asa de speciala:)

Cu Kanban: Aceleasi task-uri, acelasi timp alocat, acelasi proces, ca munca nu se face singura, un pic mai multa structura. si planificare in context.

Iti iei task-urile si le pui in 3 “galeti”/pe 3 coloane: TO DO, DOING (work in progress), DONE. Cand zic “le pui”…poti sa le notezi intr-un tool online (scroll down, scroll down), sau chiar pe un panou de pluta, cu post-it-uri … sau ce alta metoda flexibila de mutat task-uri mai gasesti tu. (la noi in EMC functiona bine aia cu notatul pe servetele:)

Pare aceeasi Marie cu alta palarie, dar totusi un pic diferit, pentru ca, cum detaliile fac intotdeauna diferenta…

  1. cu abordarea asta, nu mai esti in “push” mode, esti in “pull” mode. Ai o galeata mare de task-uri, si tragi tu, in DOING, ce alegi sa lucrezi. Chiar daca e acelasi lucru, ca doar tot tre sa trimiti raportul ala sefului indiferent cum si in ce galeata il pui, e o mare diferenta, pentru ca iti pacalesti creierul tau (atat de usor de prostit) ca esti in control pe timpul tau.
  2. iti vizualizezi munca: cat dureaza, unde excelezi, unde te impotmolesti, cat ti-ai propus sa iti ia si cat iti ia de fapt, de cine mai depinde, etc. Pentru ca e complicat sa intelegi ceva ce nu poti vedea, vizual, in context, eventual legat si de alte task-uri inter-dependente.
  3. iti limitezi “work in progress”. cu timpul, iti calibrezi efortul.. vezi ca poti sa raspunzi cam la “x” oferte pe zi, si imediat ce apare din neant, a X+1…X+n, pui mana pe telefon si spui: “bai, cam atat pot eu sa duc pe zi, uite am x chestii in lucru, atat pot duce, fie le mai rarefiem, fie ….xh#@#irpx$99873y!&…..voastre”
  4. Devii mai eficient, si mai centrat pe task-uri. Creierul, obsedat sa caute peste tot pattern-uri, observa cum lucrezi mai bine. La ce tipuri de task-uri te urnesti mai greu. Pentru care, deloc surprinzator, nu ai niciodata timp sa le termini, pe care le lasi mereu la urma, sau la care astepti de fapt dupa altii sa se miste (poti sa pui toate astea intr-un tool Kanban). La care tipuri de task-uri devii anxios cand trebuie sa le faci. Ce poti promite si ce nu. Si unde poti sa inveti, oricat de greu ar fi, sa spui NU.
  5. Observi ca o buna parte din munca ta e repetabila si predictibila, oricat de special si unic credeai ca esti, tu si jobul tau. S incepi usor-usor sa imbunatatesti bucla de feedback.
  6. Multe ar mai fi de zis, dar mai bine eu zic sa te joci un pic cu modul asta de lucru, daca ti se pare interesant Eu, ca sa fiu sincera, am bagat totul in 5 galeti. Galeata de DOING se cheama “saptamana asta”, si mi-am adaugat una extra de AZI (luni dimineata o fac pe cea saptamanala, de acolo zi de zi trag task-uri in cea de AZI). Mai am una de THE PEN (pending) – sarcini in lucru care depind de altii, unde astept raspuns, reactie, si una de CANDVA/POATE/NICIODATA unde notez ce as vrea sa fac, daca as avea vreodata timp, genul de proiecte “moonshot”. Nu ma simt obligata sa le fac, dar le vad zilnic acolo, stiu ca vreau sa le fac, si cine stie, daca se misca mouse-ul vreodata sa traga vreuna in DOING… tare fericita voi fi! Dar nu pun presiune pe mine, creierul stie ca le voi face candva/poate/niciodata (ioc efect Ziegarnik).
  7. Eu folosesc Trello, pentru ca este primul tool cu care am venit in contact. Simplu, usor de folosit, nu pierd mai mult de 5 min pe zi cu planificarea, eu fiind inamica nr 1 al birocratiei. (mai jos un exemplu din agenda mea zilnica – nu va bucurati ca e plina de task-uri neinteresante, doar nu credeti ca am o viata chiar atat de boring… am adaptat ceva la repezeala pt voi:). Am inteles de la Coach Marian Opran care mi-a bagat microbu’ asta cu Kanban ca Jira este cel mai bun tool, dar si One Note e o optiune super buna. Orice te ajuta, nu poate fi decat extraordinar de bun:)
This image has an empty alt attribute; its file name is trello.jpg

In loc de concluzie, ca nu vreau sa scriu o carte de HOW TO, doar sa imi fac norma de cuvinte scrise pe zi… mie metodologia Kanban mi se pare tare! Mi se pare un mod de a naviga prin viata, cu busola real-time si corectie de curs la purtator. De a da un sens muncii tale.

Un tool Kanban isi ofera practic un feedack vizual, narativ si kinestezic al muncii tale (cand tragi cu mouse-ul din doing in done, e ca si cum i-ai da creierului o acadea. Rar proces cognitiv la care poti sa ai feedback pe atatea canale). Iti creste stima de sine. Bifatul sarcinilor si drag and drop-ul in DONE devine adictiv… si poate, cine stie, chiar un obicei.

Dar hei, poate sunt doar eu, care ma entuziasmez usor de orice… tu ce zici? Si ce tips and tricks ai pentru navigat mai bine prin ziua de lucru?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s